TIETOSUOJASELOSTE

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Laatimispäivämäärä: 31.1.2013

1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Helsingin yliopisto, Luonnontieteellinen keskusmuseo
Y-tunnus: 0313471-7

Osoite

Tietohallintotiimi
Luonnontieteellinen keskusmuseo
PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Luonnontieteellisen keskusmuseon tiedottaja

Osoite

Tiedottaja
Luonnontieteellinen keskusmuseo
PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13)
00014 Helsingin yliopisto

Puh: (09) 191 44254
Fax: (09) 191 44441
Sähköposti: luonnontieteellinenmuseo@helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Löydös-järjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Löydös-järjestelmän ylläpitämiseksi sekä siihen tallennettujen tietojen tallentajien ja havainnoijien tunnistamiseksi. Henkilötietojen sisältämiä yhteystietoja voidaan myös käyttää lisätietojen pyytämiseen käyttäjän tallentamista tai tekemistä havainnoista.

5. Rekisterin tietosisältö

Löydös-järjestelmän käyttäjä voi tallentaa rekisteriin seuraavia tietoja.

Käyttäjätiedot järjestelmässä käyntejä lukuun ottamatta poistuvat rekisteristä heti, kun käyttäjä itse poistattaa tietonsa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan suoraan käyttäjiltä itseltään lomakkeiden lähettämisen tai myöhemmin järjestelmän käytön yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötiedoista etunimi, sukunimi ja asuinkunta voivat olla nähtävissä julkisessa rajapinnassa kaikkialla maailmassa. Käyttäjä voi määritellä nimensä salattavaksi jolloin nimeä ei näytetä julkisessa rajapinnassa. Rajapinnassa nähtäviä tietoja voidaan käyttää muissa järjestelmissä.

Ei-julkisia tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta käyttäjän nimeä havaintoihin liitettynä, jos hänen havaintojaan luovutetaan suojelu-, tutkimus- tai opetustarkoituksiin tai Suomen lain määräämiin tarkoituksiin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy suojattuihin henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttöä valvotaan. Tietoverkko ja ATK-laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muin teknisin toimenpitein. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Pyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2). Tarkastuspyyntö on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Joidenkin lomakkeiden kohdalla henkilötietojen muokkaaminen jälkikäteen on mahdollista. Tämä ei takaa, että kaikki järjestelmän rajapintoja hyödyntävät järjestelmät ottavat huomioon uudet henkilötiedot.

Jokaisella on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti: pyynnössä ilmoitettava käyttäjätunnus sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2).

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

12. Evästeet

Järjestelmässä sovelletaan ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Tämän lisäksi järjestelmä voi soveltaa evästeisiin rinnastettavia sessio-parametrejä joka näkyy osana tarkasteltavan sivun osoitetta. Tätä mekanismia sovelletaan mm. silloin kun evästeiden käyttö ei ole mahdollista.